Sommaire
1. Le principe de la régularisation
En location vide, le locataire verse chaque mois des provisions sur charges en plus du loyer. Ces provisions sont des avances calculées sur la base des dépenses de l'année précédente. Chaque année, le bailleur doit comparer les provisions versées aux charges réelles et régulariser la différence.
Provisions
Avances mensuelles sur les charges estimées
Régularisation
Comparaison annuelle provisions vs réel
Décompte
Document détaillé envoyé au locataire
2. Les charges récupérables (décret de 1987)
Le décret n°87-713 du 26 août 1987 liste exhaustivement les charges récupérables. Tout ce qui n'y figure pas est à la charge exclusive du bailleur. Les principales catégories :
Eau et assainissement
Eau froide, eau chaude, production d'eau chaude, traitement des eaux usées, compteurs individuels.
Chauffage collectif
Combustible, entretien chaudière collective, ramonage, répartiteurs de chaleur, petit entretien.
Ascenseur
Électricité, entretien courant (petites réparations), contrat d'entretien (part récupérable).
Entretien des parties communes
Électricité parties communes, produits d'entretien, employé d'immeuble (part récupérable).
Espaces verts
Entretien des jardins, taille des haies, arrosage, remplacement de végétaux.
Taxe d'enlèvement des ordures ménagères
TEOM intégrale (déduction faite de la part des frais de gestion, si applicable).
3. Les charges NON récupérables
4. Calcul pas à pas
Exemple concret — Appartement T3
Ajustement des provisions : après régularisation, ajustez le montant mensuel des provisions pour l'année suivante en divisant le total des charges réelles par 12. Ici : 1 805 ÷ 12 ≈ 150 €/mois (inchangé).
5. Justificatifs et transparence
Le bailleur doit envoyer au locataire un décompte détaillé par nature de charges (eau, chauffage, entretien, etc.) un mois avant la régularisation. Le locataire dispose ensuite d'un droit de consultation des pièces justificatives pendant 6 mois.
6. Délais et prescription
| Obligation | Délai | Base légale |
|---|---|---|
| Régularisation annuelle | 1 fois/an min. | Art. 23 loi 1989 |
| Envoi du décompte | 1 mois avant | Art. 23 loi 1989 |
| Consultation justificatifs | 6 mois | Art. 23 loi 1989 |
| Prescription (recouvrement) | 3 ans | Art. 7-1 loi 1989 |
| Échelonnement si retard > 12 mois | 12 mensualités | Art. 23 loi 1989 |
7. Forfait vs provisions sur charges
Provisions sur charges
- Obligatoire en location vide
- Régularisation annuelle obligatoire
- Le locataire paie les charges réelles
- Complément ou trop-perçu possible
Forfait de charges
- Autorisé en meublé et en colocation (art. 8-1, V)
- Aucune régularisation
- Montant fixe chaque mois
- Risque bailleur si charges augmentent
8. Les 5 erreurs fréquentes
Inclure des charges non récupérables
Vérifiez chaque poste dans le décret de 1987. Les honoraires de syndic, l'assurance PNO et les travaux d'amélioration ne sont JAMAIS récupérables.
Ne pas régulariser chaque année
La régularisation annuelle est obligatoire. Un retard de plus de 12 mois donne droit au locataire à un échelonnement sur 12 mois.
Oublier d'envoyer le décompte détaillé
Le décompte doit être envoyé 1 mois avant la régularisation. Sans décompte, la régularisation est contestable.
Ne pas mettre les justificatifs à disposition
Le locataire a 6 mois pour consulter les pièces. Refuser l'accès peut entraîner l'annulation de la régularisation.
Provisions excessives ou insuffisantes
Basez-vous sur les charges réelles N-1. Des provisions trop élevées constituent un enrichissement sans cause ; trop basses, elles provoquent un choc à la régularisation.
9. Automatiser avec BailleurZen
Régularisation en quelques clics
10. Questions fréquentes
En résumé
- Seules les charges listées dans le décret de 1987 sont récupérables.
- La régularisation doit intervenir au moins 1 fois par an.
- Le locataire peut consulter les justificatifs pendant 6 mois.
- Prescription de 3 ans pour réclamer des charges impayées.
- En meublé, le forfait de charges évite la régularisation.
Sources et références
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 — Article 23 (charges récupérables)
- Décret n°87-713 du 26 août 1987 — Liste des charges récupérables
- Article 7-1 loi 1989 — Prescription triennale des charges